Gestire bene il tempo non vuol dire solo riuscire a fare più cose durante tutto l’arco della giornata, ma anche saperle organizzare, assegnare le giuste priorità, distribuirle in modo tale da riuscire a portare a termine ogni impegno entro i tempi stabiliti.
Utile nella vita di tutti i giorni, la capacità di gestire il tempo in modo ottimale diventa davvero indispensabile in ambito lavorativo, tanto da poter essere annoverata a buon diritto tra le soft skill più richieste e apprezzabili. Proprio per questo motivo, migliorarla è fondamentale tanto per chi è in cerca di occupazione quanto per chi un lavoro lo ha già, ma desidera costruirsi una carriera di successo.
In questo articolo andremo a scoprire tecniche e strategie utili per iniziare a migliorare questa capacità. Naturalmente, se alla base di ritardi nelle consegne e spostamento nel tempo delle attività più importanti non ci fosse solo un problema di cattiva gestione del tempo, ma anche di procrastinazione, sarebbe necessario mettere in atto strategie differenti. Se questo è il tuo caso, scopri come smettere di procrastinare seguendo i suggerimenti di un esperto del settore.
Applica le tecniche giusto
Uno dei modi per migliorare la gestione del tempo consiste nel fare affidamento su alcune tecniche collaudate. Tra le più note rientra la tecnica del pomodoro, consistente nel concedersi 5 minuti di pausa ogni 25 minuti di attività lavorativa. Ogni quattro cicli, ci si può inoltre concedere una pausa più lunga, di 15 o addirittura 30 minuti, così da riposare la mente e rimettersi al lavoro più carichi. Per rispettare i tempi, è necessario impostare un timer.
Se questa prima tecnica è pensata per alternare in modo adeguato lavoro e momenti di riposo, altre due tecniche aiutano ad assegnare alle diverse attività limiti temporali entro i quali svolgere oppure portate a termine. In particolare, il timeboxing consiste nel suddividere attività complesse in microattività e nell’assegnare a ognuna di esse un tempo massimo entro il quale svolgerle. Il time blocking consiste invece nello stabilire un arco di tempo – di giorni o settimane, a seconda dei casi – entro il quale portare a termine l’intera attività. I blocchi di tempo devono essere segnati sul calendario.
Altre utili tecniche sono la matrice di Eisenhower consistente nel suddividere le attività in base all’urgenza e all’importanza, “ingoia il rospo”, la quale richiede di svolgere prima di ogni altra l’attività più impegnativo della giornata, il principio di Pareto, il quale, all’opposto, prevede che ci si dedichi innanzitutto alle attività più brevi e meno impegnative.
Altri metodi per migliorare la gestione del tempo
Le tecniche di gestione del tempo sono solo il punto di partenza per migliorare questa soft skill. A queste è necessario affiancare alcune buone pratiche, come una migliore organizzazione dello spazio di lavoro, il quale dovrebbe favorire la concentrazione e aiutare ad avere tutto a portata di mano, e la riduzione delle distrazioni. Utile anche imparare a delegare alcune attività e capire quando è il caso di dire di “no”.
