Viviamo oggi in un’epoca in cui la maggior parte delle aziende non prevede l’invio di documenti importanti via e-mail. I dipendenti spesso sono costretti a ricorrere al caro, vecchio fax. Viviamo in un’epoca, la stessa, in cui un fax può essere spedito tranquillamente e gratuitamente tramite il computer.
Come funziona il fax tradizionale
Il che, ad un primo approccio, non è così semplice come si potrebbe dire. I fax sono tutti collegati alle linee telefoniche. Quando si utilizza una macchina standard, è necessario efffettuare una chiamata al numero specificato. Così, il destinatario riceve il documento trasmesso come se si stesse svolgendo un vero e proprio scambio telefonico da apparecchio fisso. Tale processo fu inventato addirittura prima dell’avvento di Internet e sembra ormai far parte di un gruppo di elementi ritenuti arcaici per i nostri giorni, sebbene sia ancora piuttosto utilizzato nel mondo del lavoro. In teoria, spostandoci in un discorso maggiormente modernizzato, per eseguire un fax si può prima digitare e comporre il documento, stamparlo e poi farlo scansionare dalla macchina addetta all’invio su linea telefonica. Il ricevente, quindi, esegue il procedimento esattamente inverso: scansiona il documento e lo trasforma nuovamente in digitale. Così, il cerchio è chiuso: il documento è inviato da un computer ad un altro, ma con una dose di lavoro aggiuntivo non indifferente.
Fax tradizionale in combinazione con Internet
Idealmente, siamo tuttora in grado di inviare documenti via e-mail, o con altri strumenti in linea più sicuri. Tuttavia, molte aziende considerano il fax un metodo impeccabile in fatto di sicurezza della trasmissione, anche se la realtà è ben diversa, dal momento che chiunque potrebbe fare “snooping” sulla linea telefonica intercettando i documenti scambiati. Inoltre, non c’è modo di collegare una macchina fax direttamente ad Internet senza mezzi ulteriori, data la sua natura. Per saltare questa limitazione, comunque, avremmo bisogno di una sorta di gateway che accetta i documenti via internet e li trasmette ad un fax, proprio come fanno alcuni servizi di terze parti.
In alternativa, Microsoft Windows contiene un’applicazione di scansione che permette di inviare fax. In ogni modo, è necessario che il computer sia collegato alla linea telefonica – quindi con un modem dial-up. Questo, ovviamente, non rappresenta la soluzione ideale, se non per quei casi in cui la frequenza di utilizzo del fax diventa eccessiva, a tal punto che comprare una macchina o un modem da collegare al fisso si trasforma in una vera e propria necessità. Eppure, inviare e ricevere fax così spesso, oggi, è pura rarità – perlomeno, la speranza è quella di non doversi imbattere ogni volta in un’organizzazione bloccata e radicata nel passato.
Fax online gratis o in abbonamento
Il processo base, per chi usa servizi esterni, è semplice. In primo luogo, è necessario eseguire la scansione del documento che si desidera inviare, proprio come se si stesse usando un’e-mail. Se non si dispone di uno scanner, si può anche provare ad eseguire il processo via smartphone. Meglio ancora se il documento coincide con un file già salvato nell’hard disk del computer. In questo caso, ovviamente, la scansione non è richiesta. E con il documento ora in forma digitale, è possibile eseguire l’invio con servizi che fanno il lavoro “sporco”.
Di questi, ce ne sono così tanti là fuori che risulta difficile scegliere quello giusto. Il più conosciuto a livello globale è eFax, sinonimo di fax elettronico, che ha dato vita oltre venti anni fa ad una tecnologia in continua espansione. Una volta fatta la registrazione al servizio, non resta che effettuare l’accesso al portale. Per inviare un fax tramite email, si deve innanzitutto digitare un messaggio che farà da titolo del fax. Cliccando sul bottone relativo agli allegati, invece, sarà possibile individuare il file (derivato dalla precedente scansione) che diventerà il documento da trasmettere come fax. Nel campo riservato all’indirizzo email andrà immesso il numero di fax del destinatario, compreso di prefisso e seguito da formule specifiche indicate dal fornitore. Dopo questa veloce operazione, basta premere il bottone d’invio come si fa con le mail. Quando il documento sarà giunto a destinazione sotto forma di fax, vi verrà inviata una mail di avvenuta trasmissione. Per chi fosse interessato ad inviare fax online vi rimandiamo a questa pagina che spiega in dettaglio l’invio del fax da pc, per email e con cellulare.